Cara Mengaplikasikan Time Blocking untuk Manajemen Jadwal

Di zaman modern, semua berjalan cepat dan tanpa henti. Artinya, jika tidak mengontrol jadwal dan waktu dengan baik, Anda yang akan dikontrol oleh aktivitas. Bagaimana cara menyeimbangkan jadwal kerja yang padat dengan aktivitas lain di dalam hidup? Kuncinya adalah manajemen waktu, salah satunya dengan time blocking. Yuk, pahami apa itu time blocking lebih jauh!

Apa Itu Time Blocking?

Time blocking adalah metode manajemen waktu yang membagi waktu satu hari menjadi beberapa blok. Setiap blok adalah waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas tertentu. Hanya satu tugas spesifik saja, tidak disambi dengan pekerjaan lain.

Melalui metode ini, jadwal yang ditetapkan akan lebih konkrit, bukan hanya sederet to do list yang pelaksanaannya tergantung sempat atau tidak. Kuncinya adalah memprioritaskan pekerjaan yang penting dan mendesak.

Alasan Memilih Time Blocking

Setelah memahami apa itu time blocking, mari lihat apakah metode ini sesuai dengan keseharian dan kesibukan. Seseorang disarankan memakai metode ini jika:

• Berkutat dengan banyak proyek atau tanggung jawab di saat yang hampir bersamaan.
• Menghabiskan banyak waktu untuk merespon pekerjaan. Misalnya, membalas email dan pesan.
• Seringkali terjebak di dalam rapat tanpa henti.
• Pekerjaan sering terdistraksi dan dihentikan secara terpaksa. Misalnya, mereka yang work from home dan terdistraksi oleh pekerjaan rumah.
• Memerlukan waktu khusus untuk memikirkan suatu visi atau gagasan.

Baca Juga: Mengenal Metode Time Out untuk Anak dan Cara Melakukannya

Variasi Time Blocking

Time blocking memiliki beberapa variasi, yaitu:

• Task batching

Task batching adalah mengelompokkan beberapa tugas yang mirip dalam satu nama dan menjadwalkan waktu spesifik untuk menyelesaikannya sekaligus.

Jadi, jika time blocking adalah satu waktu untuk satu pekerjaan spesifik, maka task batching adalah satu waktu untuk beberapa pekerjaan yang mirip. Misalnya, membalas semua email yang masuk (tidak peduli dari mana email itu berasal).

• Day theming

Day theming adalah versi lebih ekstrim dari task batching. Biasanya digunakan oleh mereka yang memiliki ruang lingkup tanggung jawab yang luas. Misalnya, seorang pemilik usaha yang harus mengurus pemasaran, produksi, pelayanan, personalia, dll.

Daripada membagi satu hari untuk beberapa area tanggung jawab, lebih baik memfokuskan hari itu untuk satu area dan keesokan hari untuk area yang lain.

• Time boxing

Time blocking dan time boxing seringkali disangka sama, padahal berbeda. Blocking time adalah menjadwalkan suatu rentang waktu untuk mengerjakan suatu tugas. Sementara time boxing membatasi suatu rentang waktu untuk menyelesaikan suatu tugas.

Dengan time boxing seseorang harus lebih fokus, lebih efisien dan lebih cepat karena dalam waktu tertentu tugas tersebut harus tuntas. Sedangkan pada time blocking, tugas yang tidak selesai dapat dilanjutkan esok hari.

Baca Juga: Berapa Jam Waktu Tidur yang Ideal Berdasarkan Usia?

Cara Mengaplikasikan Time Blocking

Untuk menjalankan metode ini, Seseorang harus mengetahui terlebih dahulu apa kegiatannya pada pekan tersebut. Maka langkah pertama adalah review kembali jadwal mingguan, lalu:

• Lihat apa saja tugas untuk minggu tersebut dan susun jadwal kasar untuk setiap hari.
• Bagi-bagi waktu sebanyak tugas harian, namun tidak termasuk untuk keperluan pribadi dan beristirahat. Misalnya:

• • 08.00-09.00: Rapat dengan bagian penjualan.
  • 09. 10-09.25: Persiapan kunjungan lapangan ke Merchant A.
  • 10.30-12.00: Kunjungan lapangan ke Merchant B.
  • 13.00-14.00: Memeriksa laporan penjualan.
  • 15.00-16.00: Bertemu dengan klien.

• Beri tanda khusus pada setiap tugas yang selesai dilakukan.
• Di akhir hari, review tugas mana yang belum diselesaikan serta tugas apa yang harus dilakukan esok hari.
• Lakukan penyesuaian untuk jadwal keesokan harinya.

Kesalahan dalam Menjalankan Time Blocking

Menjalankan time blocking ternyata tidak sulit, bukan? Namun beberapa kesalahan di bawah ini dapat menjadikan manajemen waktu ini tidak efektif. Yaitu:

• Rentang waktu yang terlalu luas

Menetapkan rentang waktu yang terlalu luas akan membatasi tugas yang harus dilakukan hari itu. Jika tugas tetap sesuai rencana, tentu waktu istirahat atau kepentingan pribadi yang akan dikorbankan.

• Terlalu kaku

Memakai metode ini bukan berarti suatu tugas harus dilakukan di waktu tertentu. Karena nyatanya setiap hari ada saja yang dapat mengacaukan jadwal yang sudah dibuat.

Terlalu kaku dalam menuruti jadwal akan menjadikan seseorang tertekan dan terfokus pada susunan jadwalnya dibandingkan pekerjaan yang akan dikerjakan.

• Meremehkan pekerjaan

Terlalu meremehkan suatu tugas akan menjadikan seseorang terjebak dalam kebiasaan menunda-nunda, tidak fokus, serta tidak patuh jadwal. Hal ini akan merusak semua perencanaan yang telah disusun.

• Terlalu banyak kegiatan

Terlalu banyak menjadwalkan kegiatan dalam satu hari akan membuat seseorang letih. Tentu saja, karena tugasnya terlalu padat.

Ambil dua atau tiga tugas utama dan satu atau dua tugas kecil untuk diselesaikan. Evaluasi secara berkala untuk mengetahui seberapa kemampuan Anda.

• Menjadwalkan waktu luang

Elon Musk dan Bill Gates memberi jeda waktu 5 menit dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya. Mereka tidak menjadwalkan kegiatan untuk waktu luang.

Ketika memakai metode time blocking, beri jeda beberapa menit untuk merilekskan tubuh dan ‘memutus hubungan’ dengan pekerjaan.

Terlalu ketat dalam menjadwalkan waktu istirahat akan membuat seseorang tidak santai. Lebih baik beri jarak waktu saja dan gunakan untuk hal yang spontan.

Time blocking adalah suatu metode manajemen waktu dengan cara membagi satu hari ke dalam waktu-waktu tertentu untuk melakukan pekerjaan spesifik. Cara ini membuat seseorang lebih fokus dalam mengerjakan tugasnya.

Walaupun pelaksanaan tugas harus sesuai jadwal, bukan berarti pelaksanaannya terlalu ketat. Tugas yang tidak selesai dapat dijadwalkan ke hari berikutnya.