Di zaman modern, semua berjalan cepat dan tanpa henti. Artinya, jika tidak mengontrol jadwal dan waktu dengan baik, Anda yang akan dikontrol oleh aktivitas. Bagaimana cara menyeimbangkan jadwal kerja yang padat dengan aktivitas lain di dalam hidup? Kuncinya adalah manajemen waktu, salah satunya dengan time blocking. Yuk, pahami apa itu time blocking lebih jauh!
Time blocking adalah metode manajemen waktu yang membagi waktu satu hari menjadi beberapa blok. Setiap blok adalah waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas tertentu. Hanya satu tugas spesifik saja, tidak disambi dengan pekerjaan lain.
Melalui metode ini, jadwal yang ditetapkan akan lebih konkrit, bukan hanya sederet to do list yang pelaksanaannya tergantung sempat atau tidak. Kuncinya adalah memprioritaskan pekerjaan yang penting dan mendesak.
Setelah memahami apa itu time blocking, mari lihat apakah metode ini sesuai dengan keseharian dan kesibukan. Seseorang disarankan memakai metode ini jika:
Baca Juga: Mengenal Metode Time Out untuk Anak dan Cara Melakukannya
Time blocking memiliki beberapa variasi, yaitu:
Task batching adalah mengelompokkan beberapa tugas yang mirip dalam satu nama dan menjadwalkan waktu spesifik untuk menyelesaikannya sekaligus.
Jadi, jika time blocking adalah satu waktu untuk satu pekerjaan spesifik, maka task batching adalah satu waktu untuk beberapa pekerjaan yang mirip. Misalnya, membalas semua email yang masuk (tidak peduli dari mana email itu berasal).
Day theming adalah versi lebih ekstrim dari task batching. Biasanya digunakan oleh mereka yang memiliki ruang lingkup tanggung jawab yang luas. Misalnya, seorang pemilik usaha yang harus mengurus pemasaran, produksi, pelayanan, personalia, dll.
Daripada membagi satu hari untuk beberapa area tanggung jawab, lebih baik memfokuskan hari itu untuk satu area dan keesokan hari untuk area yang lain.
Time blocking dan time boxing seringkali disangka sama, padahal berbeda. Blocking time adalah menjadwalkan suatu rentang waktu untuk mengerjakan suatu tugas. Sementara time boxing membatasi suatu rentang waktu untuk menyelesaikan suatu tugas.
Dengan time boxing seseorang harus lebih fokus, lebih efisien dan lebih cepat karena dalam waktu tertentu tugas tersebut harus tuntas. Sedangkan pada time blocking, tugas yang tidak selesai dapat dilanjutkan esok hari.
Baca Juga: Berapa Jam Waktu Tidur yang Ideal Berdasarkan Usia?
Untuk menjalankan metode ini, Seseorang harus mengetahui terlebih dahulu apa kegiatannya pada pekan tersebut. Maka langkah pertama adalah review kembali jadwal mingguan, lalu:
Menjalankan time blocking ternyata tidak sulit, bukan? Namun beberapa kesalahan di bawah ini dapat menjadikan manajemen waktu ini tidak efektif. Yaitu:
Menetapkan rentang waktu yang terlalu luas akan membatasi tugas yang harus dilakukan hari itu. Jika tugas tetap sesuai rencana, tentu waktu istirahat atau kepentingan pribadi yang akan dikorbankan.
Memakai metode ini bukan berarti suatu tugas harus dilakukan di waktu tertentu. Karena nyatanya setiap hari ada saja yang dapat mengacaukan jadwal yang sudah dibuat.
Terlalu kaku dalam menuruti jadwal akan menjadikan seseorang tertekan dan terfokus pada susunan jadwalnya dibandingkan pekerjaan yang akan dikerjakan.
Terlalu meremehkan suatu tugas akan menjadikan seseorang terjebak dalam kebiasaan menunda-nunda, tidak fokus, serta tidak patuh jadwal. Hal ini akan merusak semua perencanaan yang telah disusun.
Terlalu banyak menjadwalkan kegiatan dalam satu hari akan membuat seseorang letih. Tentu saja, karena tugasnya terlalu padat.
Ambil dua atau tiga tugas utama dan satu atau dua tugas kecil untuk diselesaikan. Evaluasi secara berkala untuk mengetahui seberapa kemampuan Anda.
Elon Musk dan Bill Gates memberi jeda waktu 5 menit dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya. Mereka tidak menjadwalkan kegiatan untuk waktu luang.
Ketika memakai metode time blocking, beri jeda beberapa menit untuk merilekskan tubuh dan ‘memutus hubungan’ dengan pekerjaan.
Terlalu ketat dalam menjadwalkan waktu istirahat akan membuat seseorang tidak santai. Lebih baik beri jarak waktu saja dan gunakan untuk hal yang spontan.
Time blocking adalah suatu metode manajemen waktu dengan cara membagi satu hari ke dalam waktu-waktu tertentu untuk melakukan pekerjaan spesifik. Cara ini membuat seseorang lebih fokus dalam mengerjakan tugasnya.
Walaupun pelaksanaan tugas harus sesuai jadwal, bukan berarti pelaksanaannya terlalu ketat. Tugas yang tidak selesai dapat dijadwalkan ke hari berikutnya.